Sinds 1 januari 2026 is Peppol niet meer weg te denken uit de administratie van Belgische ondernemers. Facturen komen rechtstreeks en gestructureerd in je facturatie- of boekhoudsoftware terecht. Dat maakt de verwerking sneller en efficiënter, maar roept ook nieuwe praktische vragen op.

 Een belangrijke vraag die we bij Finum Accountants steeds vaker krijgen: wat moet je doen wanneer je een factuur via Peppol ontvangt waarmee je niet akkoord gaat?

Het korte antwoord: ook een Peppol-factuur kan je betwisten. Alleen doe je dat best op de juiste manier.

Een Peppol-factuur ontvangen is niet hetzelfde als ze aanvaarden

Peppol zorgt voor de beveiligde en gestructureerde uitwisseling van elektronische facturen tussen ondernemingen. Sinds 1 januari 2026 moeten facturen die onder de Belgische B2B-verplichting vallen in principe als gestructureerde elektronische factuur worden verstuurd.

Maar Peppol controleert niet of de inhoud van een factuur commercieel correct is.

Misschien werd een verkeerde prijs aangerekend, komen de gefactureerde prestaties niet overeen met de gemaakte afspraken of heb je bepaalde goederen helemaal niet ontvangen. Ook een dubbele of volledig onterechte factuur kan via Peppol in je boekhouding terechtkomen.

Een factuur die technisch correct werd afgeleverd, is dus niet noodzakelijk een factuur die jij inhoudelijk moet aanvaarden.

Hoe betwist je een factuur die je via Peppol ontvangt?

Merk je een fout op, wacht dan niet tot de vervaldatum van de factuur. Neem zo snel mogelijk schriftelijk contact op met de leverancier.

Vermeld duidelijk over welke factuur het gaat, waarom je de factuur geheel of gedeeltelijk betwist en welke correctie je verwacht. Denk bijvoorbeeld aan een aangepaste factuur of een creditnota.

Zorg ervoor dat je bezwaar voldoende concreet is. "Wij gaan niet akkoord met deze factuur" is minder sterk dan duidelijk aangeven dat bijvoorbeeld het gefactureerde bedrag niet overeenkomt met de ondertekende offerte.

Documenten zoals een offerte, bestelbon, overeenkomst, leveringsbon of eerdere e-mailwisseling kunnen je standpunt ondersteunen.

Is een factuur weigeren in je boekhoudsoftware voldoende?

Hier schuilt een belangrijk aandachtspunt. Veel softwarepakketten laten vandaag toe om een ontvangen factuur goed te keuren, te blokkeren of af te wijzen. Dat is handig voor je interne administratie, maar ga er niet automatisch van uit dat een interne statuswijziging ook geldt als een formele betwisting tegenover je leverancier.

Wil je geen discussie over de vraag of je bezwaar tijdig werd meegedeeld? Communiceer je betwisting dan rechtstreeks en schriftelijk aan de leverancier.

Een e-mail kan hiervoor geschikt zijn. Bij grotere bedragen of wanneer je een juridisch geschil verwacht, kan een aangetekende zending bijkomend bewijs bieden. 

Hoe snel moet je een factuur betwisten?

Wachten is geen goed idee. Voor ondernemingen is een snelle reactie belangrijk wanneer ze niet akkoord gaan met een factuur.

Hoeveel tijd je precies hebt, hangt onder meer af van de omstandigheden en van de afspraken die je met je leverancier hebt gemaakt. Controleer daarom ook de overeenkomst en de algemene voorwaarden. Daarin kunnen bepalingen opgenomen zijn over de manier waarop en de termijn waarbinnen een factuur moet worden geprotesteerd.

De beste praktische regel blijft eenvoudig: controleer een factuur zo snel mogelijk na ontvangst en reageer onmiddellijk wanneer iets niet klopt.

Bewaar je bewijs

Peppol automatiseert een belangrijk deel van je facturatie, maar een goede administratie blijft noodzakelijk.

Bewaar daarom niet alleen de oorspronkelijke factuur, maar ook je protest en alle verdere communicatie met de leverancier. Krijg je een antwoord, aangepaste factuur of creditnota? Bewaar die documenten samen.

Dat dossier kan belangrijk worden wanneer er later discussie ontstaat over de betaling.

Automatiseren betekent niet blind goedkeuren

Een van de grote voordelen van Peppol is dat facturen rechtstreeks in de software terechtkomen en veel gegevens automatisch verwerkt kunnen worden. Dat bespaart tijd en vermindert manueel werk.

Maar automatisering neemt de inhoudelijke controle niet van je over.

Heeft je onderneming meerdere medewerkers die aankopen doen? Dan is het verstandig om een duidelijke goedkeuringsprocedure af te spreken. Wie controleert of een bestelling daadwerkelijk werd geleverd? Wie vergelijkt de factuur met de offerte? En wie geeft uiteindelijk toestemming om te betalen?

Peppol kan je administratie efficiënter maken, maar goede interne afspraken blijven minstens even belangrijk.

Wat als je een volledig onbekende factuur ontvangt?

Ook met Peppol blijft waakzaamheid nodig. Ontvang je een factuur voor goederen of diensten die je nooit hebt besteld, betaal die dan niet zomaar.

Controleer eerst de afzender en ga na of er binnen je onderneming daadwerkelijk een bestelling of overeenkomst bestaat. De FOD Economie waarschuwt ondernemingen al langer voor spookfacturen en andere vormen van factuurfraude.

Betwist een onterechte factuur schriftelijk en bewaar ook hiervan alle bewijsstukken.

Peppol verandert de facturatie, niet je gezond verstand

Sinds 2026 verloopt een groot deel van de Belgische B2B-facturatie digitaal en gestructureerd. Dat biedt heel wat voordelen voor ondernemers en accountants. Facturen kunnen sneller worden verwerkt, administratieve fouten worden beperkt en boekhoudingen kunnen verder worden geautomatiseerd.

Toch blijft één principe overeind: controleer wat je betaalt.

Een factuur via Peppol ontvangen betekent niet automatisch dat de inhoud ervan correct is. Controleer daarom je inkomende facturen, reageer snel wanneer iets niet klopt en zorg ervoor dat je een betwisting duidelijk kunt aantonen.

Heb je vragen over de verwerking van Peppol-facturen of wil je jouw facturatie en boekhouding efficiënter organiseren? Bij Finum Accountants bekijken we graag samen met jou hoe je administratie niet alleen correct, maar ook praktisch werkbaar blijft.

Vragen? Neem gerust contact met ons op.